En cualquier empresa de cualquier sector, uno de los factores clave para que la producción sea rentable es saber gestionar de manera interna todas aquellas áreas que son importantes para el buen funcionamiento de la misma.
Desde Farma Emoción nos encargamos de trabajar a nivel interno los equipos de trabajo, y el gran valor es el factor humano, pero evidentemente no nos podemos olvidar de todo aquello que un titular o gerente de farmacia debe de saber gestionar, no solo a su equipo de farmacéuticos si no también todas aquellas tareas imprescindibles para el buen funcionamiento de la farmacia.
Identificando las áreas imprescindibles dentro de la farmacia.
Podemos partir de una estructura general dentro de la farmacia, después en función del tamaño, del equipo y de los servicios que ofrezcamos, esta estructura será mayor o menor.
Podríamos decir que los principales departamentos son:
- Almacén. La organización del almacén incide directamente en la rentabilidad de la farmacia, ya que es un punto clave para poder llevar a cabo una óptima gestión del stock de la farmacia.
- Área comercial. Es el área desde la que controlamos todas las acciones de venta por categorías, en esta área sería indispensable realizar un plan de marketing y diferentes campañas, definiendo de antemano las acciones comerciales que vamos a llevar a cabo durante diferentes períodos a lo largo del año.
- Área de compras. Es otra de las áreas clave para poder controlar el stock y ser rentables. La gestión de compras es un sistema eficaz para controlar todo el proceso, desde la realización del pedido y entrada del producto en el almacén, hasta la recepción de las facturas.
- Área de la farmacia en sí misma. Este es el espacio más visible para nuestros clientes, la cara que mostramos de quienes somos y como trabajamos. Tener bien estructurada la farmacia de cara a nuestros clientes y con un visual limpio y organizado ayudará a que la experiencia sea mucho mejor, tanto para el cliente como para los propios farmacéuticos en su día a día.
- Recursos Humanos. El departamento de RRHH en farmacia cada vez cobra mayor importancia, ya hemos hablado en otras ocasiones cómo podemos llevar a cabo un buen proceso de selección en función del valor que queremos tener dentro de nuestro equipo de farmacéuticos.
- Dirección. La dirección de la gestión interna de la farmacia es una labor que normalmente asume el titular o gerente de la misma, aunque como nosotros siempre hablamos del liderazgo, será esta la persona o personas que deriven áreas y tareas de manera estratégica a su equipo de farmacéuticos.
Este organigrama interno con una estructura clara de los diferentes departamentos y diferentes tareas asignadas a cada uno de ellos, ayudará al farmacéutico titular a gestionar de manera más eficaz su farmacia.
Identificando las áreas de mejora dentro de la farmacia.
Como ya hemos visto para crear una organización eficiente de la farmacia debemos plantear la gestión por departamentos. De esta manera al líder del equipo le resultará mucho más fácil delegar estas áreas a su equipo.
Nos parece fundamental empezar por un punto importante para identificar aquellas áreas que debemos mejorar, y es, escuchar a nuestros farmacéuticos.
Todo el personal farmacéutico que trabaja en la farmacia es quien mejor sabe donde puede haber fallos a la hora de gestionar las diferentes áreas, cuáles son las tareas más complejas o que requieren mayor tiempo y atención, o cuáles son aquellas áreas que por algún motivo no están dando los resultados que esperábamos.
Realizar reuniones grupales donde cada uno de ellos sientan la libertad de exponer su punto de vista es una pieza clave, darles espacio para que hablen en confianza y propongan ideas de mejora.
Anteriormente ya hemos hablado de como identificar las fortalezas y debilidades de cada uno de ellos, nos ayudará a asignarles áreas y tareas que les resulten más satisfactorias en su día a día.
Es por esto mismo que darles un espacio para poder proponer ideas e intercambiar puntos de vista con sus compañeros no va a ayudar a identificar las áreas y acciones que debemos mejorar para seguir creciendo.
En coaching, trabajamos con diferentes dinámicas que nos ayudan a gestionar este tipo de reuniones grupales, en las cuáles el principal objetivo es mejorar los procesos.
Además de realizar reuniones grupales, la pieza clave también recae sobre los lideres de farmacia, observar, escuchar e identificar, es importante para saber como dirigir el rumbo de alguna área en concreto por un camino mejor.
Mejorando la farmacia.
Una vez hayamos identificado aquellas áreas que deben mejorarse, pasaremos a crear un plan estratégico de mejora, los pasos serían los siguientes:
1. Análisis del área en concreto a mejorar. Este punto ya lo hemos realizado y ya hemos identificado los fallos.
2. Objetivos. Se trata de volver a fijar el fin que queremos alcanzar, podemos diferenciar entre los generales y los específicos, así como a largo y corto plazo. Debemos asegurarnos que los objetivos sean: específicos, cuantificables, alcanzables, realistas y definidos en el tiempo.
3. Estrategias y Plan de Acción. Van a ser las diferentes acciones que vamos a realizar para alcanzar los objetivos, deben ser coherentes y lógicas con nuestra filosofía como farmacia. El Plan de Acción va unido a la estrategia, determinaremos una acciones concretas y tiempos para ejecutarlas.
5. Control y Mejora. Conforme vayamos siguiendo el plan de acción, iremos contrastando resultados y valorando si estamos siguiendo la estrategia correcta, si no sería momento de volver a empezar desde el punto nº1.
Como podéis observar todo requiere de bastante tiempo y trabajo, pero si focalizamos nuestros esfuerzos en mejorar todas las áreas de la farmacia, os podemos asegurar que los resultados van a ser mucho más rentables.
Como consejo os podemos decir que no hay que intentar mejorar todas las áreas a la vez, lo mejor es ir poco a poco, dándole prioridad a aquellas que sean más importantes, y conforme vayamos mejorando unas, pasemos a las siguientes.
